(27 JUL 2012)
PARA: REPRESENTANTES DE LAS ENTIDADES AUTORIZADAS PARA RECAUDAR.
DE: SUBDIRECTOR DE GESTIÓN DE RECAUDO Y COBRANZAS (A)
ASUNTO: INSTRUCCIONES PARA LA RECEPCIÓN, ENTREGA DE INFORMACIÓN Y CONCILIACIÓN DE LOS FORMULARIOS QUE CONTIENEN DOS CÓDIGOS DE BARRAS
De acuerdo con lo dispuesto en los artículos 800 y 801 del Estatuto Tributario, y de acuerdo con el “PROYECTO RECAUDO EN CAJA” Fase I y Fase II, se establecen algunos aspectos de procedimiento, con el propósito de lograr mayor eficiencia y celeridad en la entrega de la información física, magnética y del archivo diario de conciliación que deben realizar las Entidades Autorizadas para Recaudar, con las declaraciones y/o recibos oficiales de pago diligenciados vía Web que contienen dos códigos de barras.
1. PROCESO DE RECEPCION EN CAJA EN LAS OFICINAS, AGENCIAS O SUCURSALES:
1.1. Para la presentación de la declaración y/o recibo de pago diligenciados vía Web que contienen dos códigos de barras, no se requiere de la presentación del RUT, y el contribuyente deberá llevar dos (2) hojas impresas del mismo modelo en papel no reutilizado, tamaño carta, color blanco, bond y/o biodegradable.
1.2. El cajero verificará que el número de formulario de la casilla 4 y el valor de la casilla 980 Pago Total, sea igual en los dos ejemplares, para garantizar la coincidencia en la información.
1.3. El valor a pagar no puede ser diferente al registrado en la casilla 980 del documento a recepcionar.
1.4. El cajero verificará que las declaraciones contengan al menos una firma en la casilla determinada para tal fin. Es obligatorio para las declaraciones del Gravamen a los Movimientos Financieros que contenga además la firma de contador o revisor fiscal. Las firmas deben ser autógrafas. Los recibos oficiales de pago pueden venir o no firmados.
1.5. Las declaraciones y/o recibos oficiales de pago no deben tener tachaduras o enmendaduras.
1.6. Las declaraciones y/o recibos oficiales de pago se recibirán en horario normal y/o extendido
1.7. El cajero realizará la lectura óptica de los dos códigos de barras. En caso de no poder realizarse la lectura óptica, deberá digitar los números asociados los códigos.
1.8. La fecha de presentación y/o pago no puede ser superior a la fecha límite asignada por el sistema.
1.9. Cuando el sistema valide la información de los códigos de barras, el cajero recepcionará el documento colocando en el espacio establecido, el sello de recibido con o sin pago en horario normal y/o extendido. El cajero por ningún motivo deberá colocar adhesivos a las declaraciones y/o recibos oficiales de pago diligenciados vía Web que contienen dos códigos de barras, ni firmar o colocar anotaciones adicionales.
1.10. Una vez recepcionada la declaración y/o recibo oficial de pago, el cajero entregará al contribuyente un ejemplar de la declaración y/o recibo oficial de pago y conservará el otro ejemplar para ser enviado físicamente al Centro Nacional de Administración Documental - CNAD y/o Grupos de gestión documental, o quien haga sus veces de las Direcciones Seccionales..
Son factores de rechazo cuando no se cumpla con uno o más de los numerales relacionados anteriormente.
Para subsanar los errores que generaron el rechazo, el contribuyente deberá:
· Diligenciar vía Web un nuevo formulario y presentarlo ante el Banco (declaración y/o recibo de pago), o.
· Presentar ante el Banco el formulario diligenciado en formato litográfico.
2. ARCHIVO DE CONCILIACIÓN PAGO EN CAJA
Para el reporte del archivo de conciliación pago en caja se debe tener en cuenta:
2.1. El archivo de conciliación pago en caja debe consolidar toda la información de las declaraciones y recibos de pago recepcionadas a nivel nacional el día hábil anterior incluyendo lo correspondiente a horarios adicionales o extendidos.
2.2. El “archivo de Conciliación pago en Caja” debe enviarse diariamente en un archivo XML, de acuerdo con la especificación técnica del Anexo 01.
2.3. El consecutivo del envío del archivo de conciliación es manejado automáticamente por los sistemas informáticos electrónicos de la DIAN.
2.4. La información deberá enviarse a la DIAN, a más tardar a las 10:00 a.m. del día hábil siguiente a la fecha de la transacción, en el formato de conciliación pago en caja, modelo1740, cumpliendo la especificación técnica del Anexo 01.
2.5. Para los recaudos recepcionados los días sábados, domingo y/o festivo se deberá enviar un archivo por cada día de recaudo el día hábil siguiente.
2.6. En el archivo XML se incluye un código que permite diferenciar los recaudos de horario normal y los de horario extendido o adicional.
2.7. Los campos que corresponden a fechas siempre deben diligenciarse en Formato AAAAMMDD.
2.8. En caso de inconsistencia en el archivo de “Conciliación pago en Caja”, está corrección, se realizará como se tiene establecido para el archivo de conciliación de Pagos Electrónicos y en ningún evento se anula una transacción enviada.
2.9. Los registros por archivo XML son máximo 5.000 y se pueden enviar varios archivos XML para una misma fecha de recaudo hasta incluir la totalidad de las transacciones. (Anexo 01).
2.10. Las declaraciones y/o recibos oficiales de pago que contienen los dos códigos de barras no deben incluirse en la grabación y envío FTP. En el evento que se haya duplicado la información enviada a la DIAN en el archivo de “conciliación pago en caja” y en el archivo FTP, el banco responderá por el valor pago total de la casilla 980.
3. FORMATOS DE REPORTE DE RECAUDO Y CONSIGNACIONES MODELOS 050 Y 1188.
La información correspondiente a las declaraciones y/o recibos oficiales de pago que contienen los dos códigos de barras, se deberán incorporar en el formato 1188 “Reporte de Recaudos y Consignaciones”. El valor recaudado con las declaraciones y/o recibos oficiales de pago que contienen los dos códigos de barras, para su traslado a la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional, se deberá incluir en el formato 050 “Consignación de las Entidades Autorizadas para Recaudar a la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional”, de acuerdo con lo señalado en los Artículo 1° y 2º de la Resolución 03083 del 16 de marzo de 2007.
Para efectos del procedimiento a seguir en casos de contingencia, se aplicará lo dispuesto en el artículo 4 de la Resolución 03083 de 2007.
4 SANCIONES
El incumplimiento de las obligaciones señaladas en la presente Circular acarreará las sanciones previstas en el Estatuto Tributario.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá D. C., 27 JUL 2012
MANUEL ALBERTO PEREA URIBE
Subdirector de Gestión Recaudo y Cobranzas (A)
Unidad Administrativa Especial
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales
